Hồ sơ xin giấy phép PCCC không nên được chuẩn bị bằng cách sao chép nguyên một checklist trên mạng vì mỗi công trình có lịch sử xây dựng và tình trạng pháp lý khác nhau. Cơ sở mới hoàn toàn sẽ khác cơ sở đã hoạt động nhiều năm hoặc đã cải tạo nhiều lần. Vì vậy, cần tập hợp hồ sơ đang có, kiểm tra bản vẽ với hiện trạng và xác định chính xác thủ tục trước khi bổ sung những tài liệu còn thiếu.
Hồ sơ xin giấy phép PCCC sẽ đầy đủ và dễ kiểm soát hơn khi được phân thành từng nhóm pháp lý, kỹ thuật và tài liệu PCCC. Việc đối chiếu với hiện trạng trước khi nộp giúp phát hiện sớm bản vẽ hoặc thông tin không còn phù hợp, từ đó giảm số lần bổ sung và hỗ trợ cơ sở hoàn thiện thủ tục theo đúng tình trạng thực tế.
