Giấy chứng nhận PCCC cho tòa nhà cần được quản lý ở cả cấp độ hệ thống chung và từng khu vực sử dụng riêng. Việc một khách thuê tự ý chia phòng, thay đổi trần hoặc bố trí nội thất có thể ảnh hưởng đến đầu báo, đầu phun hoặc đường thoát nạn của cả tầng. Vì vậy, ban quản lý cần kiểm soát những thay đổi trong suốt quá trình khai thác chứ không chỉ tập trung vào thời điểm hoàn thiện hồ sơ ban đầu.
Giấy chứng nhận PCCC cho tòa nhà sẽ phát huy ý nghĩa tốt hơn khi đi kèm cơ chế quản lý và bảo trì thường xuyên. Đơn vị vận hành cần kiểm soát việc cải tạo của khách thuê, kiểm tra hệ thống kỹ thuật và bảo đảm các lối thoát không bị thay đổi hoặc che chắn trong quá trình sử dụng.
