Hồ sơ cấp lại giấy chứng nhận PCCC sẽ khác nhau tùy lý do giấy tờ bị mất, hư hỏng hay có thay đổi thông tin. Vì vậy, trước khi lập hồ sơ mới, cơ sở nên kiểm tra lại toàn bộ tài liệu PCCC đã lưu trữ, đặc biệt là số văn bản, ngày cấp và tên cơ sở trên giấy cũ. Những thông tin này giúp quá trình đối chiếu và xác định hướng xử lý trở nên rõ ràng hơn.
Hồ sơ cấp lại giấy chứng nhận PCCC cần được chuẩn bị đúng với tình huống thực tế thay vì áp dụng một danh mục cố định. Việc lưu giữ bản sao, dữ liệu văn bản cũ và hồ sơ pháp lý của cơ sở sẽ giúp tiết kiệm đáng kể thời gian khi phát sinh nhu cầu cấp lại hoặc cần đối chiếu thông tin về sau.
